I en tradisjonell bedrift eller organisasjon brukes visjoner og strategier planmessig for å oppnå allerede planlagte målsetninger og resultater. Her er derimot engasjementet til menighetens frivillige og menighetsråd, sammen med de ansatte, som skal være utgangspunktet for arbeidet.

Det første steget vil være å bruke tid i menighetsråd og ansatte, for å bli enige om at man faktisk er villige til å gi fra seg noe kontroll, slik at man gir rom for de initiativene som kommer nedenfra. Det vil være vanskelig å få frem de idéene og engasjementet som finnes, dersom man på forhånd har laget detaljerte strategier og handlingsplaner.

Det neste som må gjøres er å forankre prosjektet i alle deler av menigheten. Man må forklare de som allerede er frivillige hvorfor vi gjør det, og hva vi håper å oppnå. Det er viktig å trygge de frivillige slik at de ikke føler at menigheten forandrer seg uten at de forstår hvorfor. De er spesielt viktig å ha dem med på laget fordi de er sosiale bærebjelker som vi ønsker og trenger å ha med videre. Det siste vi ønsker er at trofaste frivillige (den gamle frivilligheten) slutter fordi det blir menigheten blir utrygg og de ikke føler seg som viktige bidragsytere lenger.  

Definere

Prosjekteier: Dette vil ofte være menighetsrådet.

Prosjektleder: En navngitt person. Frivillighetsteamet kan være med og lede prosjektet/prosessen, men det må eies og ha hovedressurser og engasjement i menighetens egne medarbeidere (ansatte/ rådsmedlemmer/ frivillige/ nøkkelpersoner). 

Prosjektgruppe: I prosjektgruppen er det viktig å ha et representativt utvalg mennesker. Ansatte, rådsmedlemmer, frivillige, unge, og gjerne en representant for lokale samarbeidspartnere.

Forståelse

‍Prosjektgruppen må definere hvorfor menigheten igangsetter prosjektet, overordnet hva man håper å oppnå, og kort om prosessene menigheten skal gjennom for å komme i mål. 

Tid

Hvor lang tid trenger man i de ulike delene av prosjektet? Erfaringsmessig tar det minst et halvt år med prosesser i ulike fora før menigheten har en felles forståelse av hvordan man ønsker å jobbe strategisk med frivilligheten.

Ressurser 

Hvem skal være med i arbeidet, og hvor mye tid skal man bruke? Sjekke med nærmeste leder at det er kapasitet til prosjektet. Lag en møteplan som sikrer deltagelse så snart prosjektgruppen er på plass. 

Prosjektets omfang 

Skal prosjektet bare involvere menigheten, eller skal også nærmiljøet involveres? Hvor nytt og stort er man villig til å tenke? Dette må prosjekteier ta stilling til før man går videre i arbeidet.

‍