Alle som slutter som frivillig i menigheten må få en e-post. I noen tilfeller slutter frivillige på grunn av uenigheter, konflikter eller lignende – innsatsen den har lagt ned bør likevel takkes for.

E-posten bør inneholde:

• En takk for innsatsen
• Kort om hvilke betydning innsatsen/personen har hatt
• Mulighet for å be om attest
• Invitasjon til en avslutningssamtale